En un mundo donde el tiempo es oro, las empresas buscan soluciones que optimicen su gestión y mejoren la experiencia del cliente. Automatizar las citas y confirmaciones no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los clientes asistan.
Existen varias herramientas para lograrlo y aquí en este blog te lo compartimos
¿Por qué automatizar tu agenda?
Automatizar el agendamiento, recordatorios y la confirmación de citas te permite:
• Ahorrar Tiempo: Elimina la necesidad de confirmaciones manuales.
• Reducir Errores: Evita citas duplicadas o en horarios incorrectos.
• Aumentar la Asistencia: Estudios muestran que las confirmaciones personalizadas son responsables del 80% de la asistencia de los clientes.
Confirmar no es lo mismo que recordar
No es lo mismo enviar solo un recordatorio qué confirmar con el invitado la reunión.
Plataformas como Calendly, Confirmafy, AgendaPro o la misma pagina o agenda de citas que ofrece Google Calendar son muy eficientes creando citas y la mayoría son fáciles de integrar, gestionan recordatorios básicos y te permiten eficientar tu agenda.
• Confirmafy: Facilita la gestión de confirmaciones vía WhatsApp, se integra con Google Calendar facilmente pero no automatiza el agendamiento ni ofrece soporte multicanal. Disponible desde 12USD al mes con 50 citas como limite al mes.
• Darwin Now: Asegura que tu cliente tenga una gran experiencia por qué integra confirmaciones automáticas con WhatsApp y con voz por medio de llamadas telefónicas con inteligencia artificial. Puedes enlazarlo con múltiples calendarios si es que utilizar por ejemplo Doctoralia y lo mejor: Es gratis, te permite crear 5 reuniones semanales y se encarga de confirmar la asistencia de los invitados sí o sí. Además algo interesante de Darwin, es que te da gratis un asistente de WhatsApp donde puedes enviar audios o texto con instrucciones (tal cuál lo harías con un asistente o secretaria) y Darwin te crea la cita de manera automática en el calendario y cómo se liga con tus contactos. Darwin sabe a quien llamar o enviarle whatsapp para confirmar la cita.
Es como si ChatGPT pudiera hablar por teléfono y estuviera a tu servicio por whatsapp 24/7.
• Calendly: La interfaz de ellos es hermosa y es muy fácil de usar tanto para tu invitado como para ti. Pero solo hace recordatorios vía Email, y vía SMS (la cual es una opción de paga), no tiene integración directa sencilla con WhatsApp y requiere de conocimientos técnicos o de programación para poder conectarlos.
Sin embargo es ideal si tienes conocimiento técnico pues cuenta con más de 100 integraciones a otras APPS vía API.
Google Calendar Agenda Automática: Google, básicamente copió la interfaz de calendly y la integró con Google Calendar, es gratuita y muy fácil de configurar. Sin embargo solo ejecuta los recordatorios vía calendario. Por lo cuál si tu invitado no está agregado su correo en el evento del calendario, no le llegará recordatorio.
Dato Importante: Aunque Confirmafy es útil para confirmaciones simples, su enfoque limitado no garantiza el nivel de interacción y personalización que ofrece Darwin Now.
Plataformas Ideales para Automatizar tu Agenda
Aunque hay muchas herramientas disponibles, Darwin Now destaca por su enfoque completo. Algunas opciones populares incluyen:
• Darwin Now: Maneja tu agenda con un asistente IA por WhatsApp. Además confirma tus citas y envía documentos a tus clientes.
*- Es gratis
*- Agenda hasta 5 citas a la semana de manera gratuita (ilimitadas en su versión de pago 11.11 USD al mes)
*- Te da una pagina de reserva tipo calendly,
*- Gestionas diferentes tipo de eventos (Hasta 2 tipo de evento en el plan gratuito)
*- Puedes pedirle vía whatsapp por audio o texto que te agende a x contacto
*- Puedes crear las citas desde el panel que te da.
*- Si realiza confirmaciones inteligentes conversacionales
*- Facil de implementar, no se necesita programar
*- Te permite personalizar los mensajes de whatsapp con tu logo
*- Puedes enviar PDF, Imágenes, Video, Ubicaciones antes o después de cada cita.
• Calendly: Ideal para recordatorios básicos y gestión de horarios.
*- Es gratis, su versión de paga es de 10USD
*- Fueron los primeros en crear una página de reserva y es muy intuitiva
*- Solo te permite crear sesiones en 1 solo calendario
*- Si es compatible con videollamadas
*- Tiene integraciones que son atractivas para programadores
*- Hace recordatorios vía SMS e email, pero no confirmaciones inteligentes
*- No te permite ligar tus contactos
*- Puedes enviar mensajes de texto después de cada cita
• Confirmafy:
*- Buena opción para confirmaciones rápidas pero no inteligentes vía WhatsApp
*- Disponible desde 12USD la mes
*- Confirma asistencias
*- Recordatorios de texto antes de cada cita
*- Facil de implementar, no se necesita programar
Usa 1 solo sistema y configura con pocos pasos
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Es fácil que comiences con un sistema para agendar, otro para confirmar, otro para gestionar tus contactos… cuando menos lo piensas estás rodeado de sistemas individuales que requieren intervención humana para que operen de manera fluida.
Tranquilo, todos cometemos ese error. Pero existen herramientas grandiosas que te permiten automatizar la creación de citas y realizar las confirmaciones todo desde un solo lugar. Hoy gracias a la inteligencia artificial es posible.
• No Confirmar Activamente: Si tus herramientas no tienen confirmaciones inteligentes puedes perder hasta un 65% de tus citas programadas.
• No Dar Seguimiento a tus citas: Mientras existen grandes herramientas para automatizar, otras para confirmar, otras para gestionar recordatorios o seguimientos por WhatsApp. No puedes dejar a un lado el dar un seguimiento previo a la cita y después de la cita. Esto ayuda a retener a tu cliente y que vuelva a consumir contigo.
Un estudio enfocado en pequeños y medianos negocios en LATAM, demostró que un cliente que te compra 3 veces terminará convirtiéndose en un cliente o consumidor leal.
El software que decidas usar asegúrate que te permita enviar de manera sencilla estos seguimientos.
Casos de Uso Práctico
Usar un solo software para automatizar todo el flujo de citas desde el agendamiento, la confirmación y el seguimiento posterior a la cita sirve para una amplia variedad de negocios:
- Consultorios Médicos:
Reduce ausencias con confirmaciones personalizadas que facilitan la logística de los pacientes.
- Centros de Rehabilitación Terapéutica:
Gestiona eficientemente las citas con diferentes terapeutas y asegura un flujo constante de atención.
- Salones de Belleza:
Optimiza la gestión en horarios de alta demanda, garantizando que las clientas no olviden sus citas.
- Veterinarias:
Asegura que los dueños de las mascotas lleguen puntualmente para chequeos y tratamientos.
- Founders de Startups:
Organizan reuniones estratégicas con inversionistas, equipos o socios clave, asegurando confirmaciones rápidas y eficientes para no perder oportunidades.
- Ejecutivos:
Gestionan agendas diarias repletas de reuniones importantes con clientes, socios o equipos, reduciendo cancelaciones y retrasos.
- Vendedores:
Aumentan su tasa de éxito al confirmar citas con clientes potenciales y prospectos de manera automatizada y profesional.
- Consultorías y Asesorías:
Facilitan la coordinación de sesiones personalizadas con clientes, evitando reprogramaciones innecesarias y garantizando una mejor experiencia.
- Gimnasios y Entrenadores Personales:
Aseguran la asistencia de los clientes a sesiones grupales o entrenamientos personalizados, aumentando la ocupación y el compromiso.
- Escuelas y Academias:
Automatizan confirmaciones para entrevistas de admisión, tutorías o reuniones con padres, mejorando la organización y evitando confusiones.
- Abogados y Notarios:
Reducen el ausentismo en reuniones legales importantes, como consultas, firmas de contratos o trámites notariales.
- Organizadores de Eventos:
Gestionan citas con proveedores, clientes o asistentes, asegurando que todas las partes estén sincronizadas.
- Dentistas:
Automatizan recordatorios y confirmaciones para procedimientos o chequeos regulares, mejorando la experiencia del paciente.
- Spas y Centros de Bienestar:
Mejoran la experiencia del cliente asegurando asistencia puntual a citas de relajación y tratamientos.
- Clínicas de Estética:
Evitan cancelaciones y aseguran la asistencia a citas de tratamientos estéticos, aumentando la eficiencia operativa.
- Empresas de Ventas Inmobiliarias:
Confirman citas con compradores interesados en propiedades, asegurando que no se pierdan oportunidades de negocio.
- Freelancers y Creativos:
Organizan sesiones de trabajo con clientes, confirmando reuniones para proyectos creativos como diseño, marketing o desarrollo.
- Agentes de Seguros:
Confirman citas para asesorías personalizadas, asegurando un mejor seguimiento y conversión de clientes.
- Centros Educativos y Universidades:
Coordinan entrevistas, charlas o talleres con estudiantes, profesores y padres, asegurando puntualidad y asistencia.
Conclusión
Automatizar el proceso de confirmar y agendar citas no es solo una mejora operativa, es una ventaja competitiva. Automatizar tu agenda y tus confirmaciones transforma la forma en que gestionas tus citas, asegurando una mayor asistencia y optimizando tus operaciones.
No pierdas más tiempo, implementa Darwin Now y lleva tu negocio al siguiente nivel. ¡Empieza hoy!
FAQs
1. ¿Por qué elegir Darwin Now sobre otras herramientas?
Porque no solo envía recordatorios, sino que también confirma activamente las citas, asegurando una mayor asistencia.
2. ¿Qué tan fácil es integrarlo?
Literal lo haces en menos de 30 segundos. Solo toca este botón para iniciar conversación con Darwin
3. ¿Es caro?
ES GRATIS! cuenta con una versión más avanzada y de paga que cuesta 11.11 USD (sí, once once) al mes.
4. ¿Qué pasa si un cliente cancela?
Darwin Now actualiza automáticamente tu disponibilidad y notifica al cliente y, lo mejor de todo, recuperará tu cita de manera inteligente.
5. ¿Funciona con redes sociales?
Sí, puedes colocar tu liga de Darwin e integrarlo con Instagram, Facebook y tu página web.